Ciekawość trzeba trzymać w ryzach

O groźnej pokusie inwigilacji piszą Katarzyna Blachowicz oraz Elżbieta Wełnitz-Kędra. Artykuł dotyczy danych osobowych pracowników, a wśród poruszanych zagadnień przykładowo: jakich informacji może żądać pracodawca od pracownika; monitoring pracowników w pracy a dane osobowe; obowiązki pracodawcy w zakresie danych osobowych pracownika; ryzyka wynikające z naruszenia danych osobowych pracownika.

Ciekawość trzeba trzymać w ryzach

Katarzyna Blachowicz, radca prawny GWW, kieruje praktyką prawa pracy
Elżbieta Wełnitz-Kędra, radca prawny GWW

POSTĘPOWANIE | Ani proces rekrutacji, ani podpisanie umowy o pracę nie dają przyzwolenia na zadanie każdego pytania i nieograniczoną kontrolę. Nadgorliwość może pracodawcę dużo kosztować.

Zakres informacji, jakich może żądać pracodawca od kandydata do pracy, nie jest dowolny. Prywatność pracownika istotnie ogranicza możliwość pozyskiwania danych o nim. Dodatkowo stosowanie nowoczesnych metod kontroli zatrudnionych utrudniają przepisy prawa.

Dane osobowe pozyskiwane w procesie zatrudnienia reguluje kodeks pracy (art. 22[1]) oraz ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Mimo kompletnej regulacji prawnej, w praktyce jest wiele wątpliwości, jakie prawa przysługują pracodawcy w tym zakresie.

Zakres danych
Pierwsze problemy pojawią się już na etapie rekrutacji. Aby ograniczyć ryzyko związane z zatrudnieniem nieodpowiedniej osoby, pracodawcy dążą do uzyskania jak najpełniejszej wiedzy na temat kandydata. Pozyskując informacje na jego temat często zapominają o ograniczeniach w zakresie zbierania danych osobowych. Zgodne z prawem są pytania o imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, datę urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Natomiast żądanie od kandydata, aby podał inne dane osobowe, jest możliwe tylko wtedy, gdy taki obowiązek wynika z odrębnych przepisów.

Większą część informacji o kandydacie na pracownika można otrzymać za zgodą samego zainteresowanego. Pozwala na to art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych. Jego zgoda musi być jednak wyraźna i dobrowolna.

PRZYKŁAD
Spółka zamierza zatrudnić recepcjonistę w hotelu, który ma mieć dostęp do pieniędzy w kasie na recepcji. Pracodawca chce mieć pewność, że kandydat nie był prawomocnie skazany za przestępstwo przeciwko mieniu. Niestety, nie może żądać od kandydata przedstawienia zaświadczenia o niekaralności, ponieważ tego rodzaju dane osobowe nie wynikają z kodeksu pracy.

Pracodawca może uzyskać informacje o osobie, której dane zostały zgromadzone w rejestrze karnym wyłącznie w zakresie niezbędnym do jego zatrudnienia, jeżeli z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej (ustawa o Krajowym Rejestrze Karnym). Naruszeniem zakazu wynikającego z art. 22[1] k.p. nie będzie natomiast przekazanie z własnej inicjatywy przez kandydata na pracownika zaświadczenia o niekaralności.

Pytanie o ciążę
Ciekawy wyjątek od reguły dotyczy zatrudniania kobiet na niektóre stanowiska. Jeśli kandydatka miałaby wykonywać pracę jako magazynier, z czym wiąże się np. ręczne podnoszenie i przenoszenie towaru o wadze ponad 12 kg oraz praca w nocy, rekrutujący może zapytać, czy jest ona w ciąży. To wyjątek, ponieważ – co do zasady – kobieta nie ma obowiązku ujawniać potencjalnemu szefowi faktu pozostawania w ciąży. W opisanej sytuacji chodzi jednak o pracę niedozwoloną dla kobiet z uwagi na macierzyństwo (zob. wyrok Sądu Najwyższego z 17 kwietnia 2007 r., I UK 324/06).

Niewiele więcej
Po pomyślnie zakończonym procesie rekrutacji dochodzi do zatrudnienia pracownika. Ten etap rodzi pytania:

• jakich danych osobowych można żądać od pracowników?
• czy korzystając z nowoczesnych technik można kontrolować podwładnego?
• co grozi pracodawcy w razie naruszenia danych osobowych zatrudnionego?

Od pracownika, oprócz danych pozyskanych na etapie rekrutacji, można żądać dodatkowo numeru PESEL oraz innych danych osobowych – jeżeli jest to konieczne ze względu na korzystanie przez niego ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy. Do takich informacji zalicza się dane osobowe, od których zależy np. uzyskanie uprawnień związanych z rodzicielstwem, niepełnosprawnością (ustawa o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnieniu osób niepełnosprawnych), czy przekonaniami religijnymi (ustawa o gwarancjach wolności sumienia i wyznania).

PRZYKŁAD
Szef zwrócił się do pracowników z pytaniem o stan rodzinny. Jest to dopuszczalne z uwagi na przysługujące im uprawnienia związane z posiadaniem dzieci w określonym wieku:

• rodziców dzieci w wieku do lat 4 nie można, bez ich zgody, zatrudniać w godzinach nadliczbowych oraz w porze nocnej (art. 178 § 2 k.p.),
• pracownik, którego dziecko nie ukończyło 14 lat, ma prawo w ciągu roku kalendarzowego do dwóch dni zwolnienia od pracy, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia (art. 188 k.p.).

Potrójny bat
Co grozi pracodawcy, gdy naruszy przepisy o ochronie danych osobowych? Konsekwencje mogą być bardzo dotkliwe. Roszczenia pracowników mogą bowiem wynikać z co najmniej trzech aktów prawnych:

• kodeksu pracy – prawo do natychmiastowego rozwiązania stosunku pracy,
• ustawy o ochronie danych osobowych – np. żądanie usunięcia danych niekompletnych, nieaktualnych, nieprawdziwych,
• kodeksu cywilnego – dotyczące naruszenia dóbr osobistych, (np. wizerunku, czy tajemnicy korespondencji).

Na gruncie k.c. pracownik może dochodzić:

• roszczeń majątkowych, jak zapłata odszkodowania, zadośćuczynienie pieniężne za doznaną krzywdę, naprawienie szkody majątkowej czy zapłata odpowiedniej sumy pieniężnej na wskazany cel społeczny, albo
• niemajątkowych, np. żądając zaniechania naruszeń lub przedsięwzięcia czynności zmierzających do usunięcia skutków naruszeń przez złożenie oświadczenia o odpowiedniej treści i formie. 

Równie dotkliwą, choć pozaprawną konsekwencją, może być utrata reputacji przez pracodawcę.

ZDANIEM AUTOREK

Groźna pokusa inwigilacji
U pracodawców świadomych oszczędności, jakie dają nowe technologie, może pojawić się chęć zastosowania monitoringu, aby pozyskać informacje o załodze oraz kontrolować wydajność pracy zatrudnionych. Jest to dopuszczalne, ale pod pewnymi warunkami.

Warunek 1. zastosowanie monitoringu musi być uzasadnione usprawiedliwionym celem.
Wprowadzając monitoring należy więc określić cel jego stosowania, na przykład: instalacja kamer wideo w celu kontrolowania obowiązków wykonywanych przez pracownika, wykrywania i zapobiegania nieuczciwemu zachowaniu się zatrudnionych (kradzieżom), sprawdzania, czy podwładni wywiązują się z zasad bezpiecznego korzystania z komputera.

Warunek 2. zastosowane środki muszą być proporcjonalne do zamierzonego celu.
Dla przykładu, do kontrolowania czasu pracy zatrudnionych wystarczy elektroniczny rejestr wejść i wyjść. Nie są do tego konieczne kamery na terenie zakładu pracy.

Warunek 3. pracownicy muszą wiedzieć o monitoringu.
Pracodawca ma obowiązek poinformować zatrudnionych o rodzaju stosowanego monitoringu oraz zakresie i czasie jego stosowania. Informację tę należy przekazać pracownikom bezpośrednio na piśmie (wyrok NSA z 4 kwietnia 2003 r., II SA 2135/02).

Warunek 4. nie wolno gromadzić i przetwarzać danych wrażliwych.
Jeśli w wyniku prowadzonego monitoringu poczty elektronicznej pracowników dojdzie do ujawnienia danych wrażliwych – dotyczących np. przekonań politycznych, religijnych, orientacji seksualnej – należy je usunąć.

Warunek 5. dane osobowe pracowników muszą być odpowiednio zabezpieczone (rozdział 5 ustawy o ochronie danych osobowych).

Monitoringiem pracowników można objąć pocztę elektroniczną oraz strony internetowe. Szef może sprawdzać treści służbowej poczty elektronicznej, ale nie ma prawa kontrolować treści prywatnych e-mali wysyłanych przez zatrudnionych. Aby uniknąć zarzutu naruszenia prywatności pracowników, można wprowadzić wyraźny zakaz korzystania ze służbowej skrzynki elektronicznej w celach prywatnych oraz zakaz korzystania z prywatnej skrzynki mailowej w czasie pracy.