Sygnaliści

1. KTO MOŻE ZGŁASZAĆ

Zgłoszenia informacji o naruszeniu prawa może dokonać osoba fizyczna, która posiada informację o naruszeniu prawa uzyskaną w ramach przeszłych, obecnych lub przyszłych działań związanych z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji odpowiednio w Spółce lub na rzecz Spółki w przypadku, gdy istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych, w tym:

• pracownik,
• pracownik tymczasowy,
• osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
• osoba, która uzyskała Informację o naruszeniu prawa przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Spółce lub na rzecz Spółki lub już po ich ustaniu,
• przedsiębiorca,
• prokurent,
• akcjonariusz lub wspólnik,
• członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,
• osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy,
• stażysta,
• wolontariusz,

Wyżej wskazana osoba, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa, jest określana jako sygnalista.

 

2. CO MOŻNA ZGŁASZAĆ

Przedmiotem zgłoszenia może być informacja o naruszeniu prawa tj. informacja, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Spółce, w której sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informacja dotycząca próby ukrycia takiego naruszenia prawa.

Przedmiotem zgłoszenia może być działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące następujących dziedzin:

1. korupcji,
2. zamówień publicznych,
3. usług, produktów i rynków finansowych,
4. przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
6. bezpieczeństwa transportu,
7. ochrony środowiska,
8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
9. bezpieczeństwa żywności i pasz,
10. zdrowia i dobrostanu zwierząt,
11. zdrowia publicznego,
12. ochrony konsumentów,
13. ochrony prywatności i danych osobowych,
14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostek samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,
17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujących w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązanych z dziedzinami wskazanymi w pkt. a) – p) powyżej.

 

3. JAK DOKONAĆ ZGŁOSZENIA WEWNĘTRZNEGO

Spółki ustanowiły odrębne kanały zgłoszeń wewnętrznych, odpowiednio dla zgłoszeń informacji dotyczących naruszenia prawa w GWW Legal oraz zgłoszeń informacji dotyczących naruszenia prawa w GWW Tax.

Zgłoszenie informacji o naruszeniu prawa w GWW Legal

Osobą odpowiedzialną za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń dotyczących naruszeń prawa oraz podejmowanie działań następczych w GWW Legal jest upoważniony przez GWW Legal Koordynator Ochrony Sygnalistów (KOS) – tj. Anna Opieka.

Zgłoszenia dotyczącego naruszenia w GWW Legal można dokonać za pomocą następujących kanałów zgłoszeń:

1. w postaci elektronicznej, pocztą elektroniczną na adres e-mail, tj.: legal@gww.pl lub
2. w postaci papierowej, pocztą zewnętrzną na adres: GWW Grynhoff i Partnerzy Radcowie Prawni i Doradcy Podatkowi sp. p., ul. Książęca 4, 00-498 Warszawa, z dopiskiem: „Zgłoszenie Sygnalisty – do rąk własnych osoby upoważnionej, nie otwierać w sekretariacie” albo
3. w postaci elektronicznej, pocztą elektroniczną na adres e-mail Członka Zarządu Ryszarda Bartkowiaka tj. bartkowiak@gww.pl – gdy informacja o naruszeniu prawa dotyczy KOSa (w takim przypadku KOS zostaje wyłączony z procesu weryfikacji i rozpatrywania zgłoszenia oraz podejmowania działań następczych).

 

Zgłoszenie informacji o naruszeniu prawa w GWW Tax

Osobą odpowiedzialną za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń dotyczących naruszeń prawa oraz podejmowanie działań następczych w GWW Tax jest upoważniony przez GWW Tax Koordynator Ochrony Sygnalistów (KOS) – tj. Anna Opieka.

Zgłoszenia dotyczącego naruszenia w GWW Tax można dokonać za pomocą następujących kanałów zgłoszeń:

1. w postaci elektronicznej, pocztą elektroniczną na adres e-mail, tj.: tax@gww.pl lub
2. w postaci papierowej, pocztą zewnętrzną na adres: GWW Ladziński, Cmoch i Wspólnicy spółka komandytowa, ul. Książęca 4, 00-498 Warszawa, z dopiskiem: „Zgłoszenie Sygnalisty – do rąk własnych osoby upoważnionej, nie otwierać w sekretariacie” albo
3. w postaci elektronicznej, pocztą elektroniczną na adres e-mail wspólnika Piotra Świstaka tj. swistak@gww.pl  – gdy informacja o naruszeniu prawa dotyczy KOSa (w takim przypadku KOS zostaje wyłączony z procesu weryfikacji i rozpatrywania zgłoszenia oraz podejmowania działań następczych).

 

4. CO POWINNO ZAWIERAĆ ZGŁOSZENIE WEWNĘTRZNE

Zgłoszenie informacji o naruszeniu powinno zawierać wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia oraz co najmniej następujące informacje:

• dane osobowe sygnalisty, niezbędne do jego identyfikacji (jeżeli sygnalista nie dokonuje zgłoszenia anonimowego – patrz punkt 5 poniżej),
• datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa,
• opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa,
• wskazanie podmiotu lub osoby, której dotyczy zgłoszenie, wraz ze wskazaniem danych osobowych niezbędnych do identyfikacji podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie,
• wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa,
• wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje sygnalista, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia,
• wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego, w tym wskazanie adresu lub danych do kontaktu, w celu przekazania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia i informacji o podjętych działaniach następczych.

5. ZGŁOSZENIA ANONIMOWE

Rozpatrywane są również zgłoszenia anonimowe.

W przypadku, gdy sygnalista nie ujawni swojej tożsamości i nie poda danych przy dokonaniu zgłoszenia, Spółka będzie rozpoznawała takie zgłoszenie jako anonimowe stosując odpowiednio tryb postępowania jak przy pozostałych zgłoszeniach z podaniem danych.

Jeżeli w toku rozpatrywania zgłoszenia anonimowego zostanie ustalona tożsamość zgłaszającego, osoba ta uzyskuje status sygnalisty, w szczególności podlega przysługującej sygnalistom ochronie przed działaniami odwetowymi, o której mowa w pkt 7.

6. CO SIĘ STANIE PO DOKONANIU ZGŁOSZENIA WEWNĘTRZNEGO

Po otrzymaniu zgłoszenia, podejmowane są przez Spółkę, z zachowaniem należytej staranności, działania następcze w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia.

Jeżeli zgłoszenie zawiera dane kontaktowe sygnalisty:

• przekazuje się sygnaliście potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia – w terminie ma 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia;
• możliwe jest wystąpienie do sygnalisty o uzupełnienie zgłoszenia;
• przekazuje się sygnaliście informację zwrotną o podjętych działaniach w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub – w przypadku nieprzekazania takiego potwierdzenia – od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia.

7. OCHRONA PRZED DZIAŁANIAMI ODWETOWYMI

Sygnalista podlega ochronie przed działaniami odwetowymi od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa wskazanego w pkt 2 powyżej.

Zakazane jest podejmowanie działań odwetowych polegających w szczególności na:

• wypowiedzeniu umowy, której stroną jest sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia,
• nałożeniu obowiązku lub odmowie przyznania, ograniczeniu lub odebraniu uprawnienia, w szczególności koncesji, zezwolenia lub ulgi,
• odmowie nawiązania stosunku pracy,
• wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy,
• niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w sytuacji, gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa,
• obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę,
• wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu,
• pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych
  z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń,
• przeniesieniu na niższe stanowisko pracy,
• zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych,
• przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracowniczych sygnalisty,
• niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy,
• negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy,
• nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej,
  lub środka o podobnym charakterze,
• przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu,
• mobbingu,
• dyskryminacji,
• niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu,
• wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału
  w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe,
• nieuzasadnionym skierowaniu na badanie lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania,
• działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy
  w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego,
• spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej lub utraty dochodu,
• wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych,
  w szczególności dobrego imienia sygnalisty.

Osoby pomagające sygnalistom w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązane z sygnalistą również podlegają ochronie przed działaniami odwetowymi.

W przypadku podejrzenia działań odwetowych lub podjęcia takich działań należy zgłosić ten fakt Spółce (poprzez odpowiednie kanały zgłoszeń wskazane w pkt 3 powyżej), w celu podjęcia przez Spółkę działań minimalizujących lub eliminujących zaistniałe lub potencjalne działania odwetowe.

8. ODPOWIEDZIALNOŚĆ SYGNALISTY

Sygnalista, który dokonuje zgłoszenia w złej wierze (tj. mając świadomość, że nie doszło do naruszenia prawa lub podając nieprawdziwe informacje w tym zakresie), nie jest objęty ochroną przed działaniami odwetowymi.

Ochrona sygnalisty nie dotyczy również sygnalisty będącego jednocześnie sprawcą lub współsprawcą naruszenia prawa objętego zgłoszeniem, przy czym w takim przypadku Spółka przy rozstrzyganiu odpowiedzialności pracowniczej lub cywilnej może uwzględnić fakt poinformowania jej o naruszeniu prawa przez sygnalistę jako okoliczność łagodzącą.

9. ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNE I UJAWNIENIA PUBLICZNE

Zgłoszenia do organów publicznych (zgłoszenia zewnętrzne):

• Sygnalista może zgłosić naruszenie bezpośrednio do Rzecznika Praw Obywatelskich lub innego organu publicznego, szczególnie jeśli Spółka nie reaguje na zgłoszenie, istnieje ryzyko poważnych szkód lub działań odwetowych, lub też istnieje mała szansa na skuteczne rozwiązanie sprawy przez Spółkę (np. z powodu możliwości zniszczenia dowodów lub zmowy).

Ochrona przy zgłoszeniach zewnętrznych:

• Zgłoszenie informacji o naruszeniu prawa bezpośrednio do organu publicznego nie pozbawia sygnalisty ochrony przewidzianej w Ustawie.

Ochrona przy ujawnieniach publicznych:

• Sygnalista dokonujący ujawnienia publicznego podlega ochronie, gdy najpierw zgłosi naruszenie wewnętrznie i zewnętrznie, ale nie otrzyma informacji zwrotnej, lub od razu dokona zgłoszenia zewnętrznego, które nie spotka się z reakcją (chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać taką informację). Ochrona przysługuje także, jeśli naruszenie stanowi zagrożenie dla interesu publicznego, istnieje ryzyko działań odwetowych, lub mała szansa na skuteczne przeciwdziałanie.

Ujawnienie do prasy:

• Ochrona przy ujawnieniu informacji bezpośrednio do prasy regulowana jest przez przepisy Prawa prasowego.

 

10. OCHRONA DANYCH I PRYWATNOŚĆ

GWW Legal jako administrator

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku ze zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym informacji o naruszeniu prawa w GWW Legal, w szczególności w związku z przyjmowaniem i weryfikacją zgłoszeń oraz prowadzeniem rejestru zgłoszeń jest GWW Legal.

Informacje dotyczące przetwarzania przez GWW Legal danych osobowych sygnalistów, osób, których dotyczy zgłoszenie, osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia, osób powiązanych z sygnalistą, a także osób trzecich, w szczególności świadków i innych osób, których dane zawarto w zgłoszeniu, w tym  informacje dotyczące celów przetwarzania danych, podstaw prawnych przetwarzania, odbiorców danych, okresu przechowywania danych, a także przysługujących podmiotom danych praw, znajdują się w zakładce „RODO”, dostępnej na stronie Spółki pod adresem https://gww.pl/ (bezpośredni link: https://gww.pl/rodo/naruszenia-prawa-gww-legal/  ).

 

GWW Tax jako administrator

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku ze zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym informacji o naruszeniu prawa w GWW Tax, w szczególności w związku z przyjmowaniem i weryfikacją zgłoszeń oraz prowadzeniem rejestru zgłoszeń jest GWW Tax.

Informacje dotyczące przetwarzania przez GWW Tax danych osobowych sygnalistów, osób, których dotyczy zgłoszenie, osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia, osób powiązanych z sygnalistą, a także osób trzecich, w szczególności świadków i innych osób, których dane zawarto w zgłoszeniu, w tym  informacje dotyczące celów przetwarzania danych, podstaw prawnych przetwarzania, odbiorców danych, okresu przechowywania danych, a także przysługujących podmiotom danych praw, znajdują się w zakładce „RODO”, dostępnej na stronie Spółki pod adresem https://gww.pl/ (bezpośredni link: https://gww.pl/rodo/naruszenia-prawa-gww-tax/   ).