Rekrutacja

Realizując obowiązki nałożone Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”), w związku z przetwarzaniem przez GWW Legal danych osobowych Kandydatów, GWW Legal przedstawia poniżej informacje dotyczące zasad przetwarzania danych osobowych Kandydatów, w tym celów ich przetwarzania, podstaw prawnych przetwarzania, okresu przechowywania, odbiorców danych osobowych, a także praw przysługujących osobom, których dane osobowe są przetwarzane przez GWW Legal.

1. DANE KONTAKTOWE ADMINISTRATORA

W sprawach z zakresu danych osobowych można kontaktować się z Administratorem:

• w przypadku kontaktu pocztą tradycyjną, poprzez przesłanie listu na adres: Koordynator ds. danych osobowych: ul. Książęca 4, 00-498, Warszawa, z dopiskiem „Dane osobowe”,
• w przypadku kontaktu pocztą elektroniczną, poprzez przesłanie wiadomości e-mail na adres: odo@gww.pl

2. JAKIE DANE OSOBOWE PRZETWARZA ADMINISTRATOR I JAKIE JEST ŹRÓDŁO TYCH DANYCH

Administrator przetwarza dane osobowe Kandydatów, które zostały mu przekazane bezpośrednio przez Kandydatów lub przez podmioty prowadzące/wspierające procesy rekrutacyjne, w związku z prowadzoną przez Administratora rekrutacją (w tym agencje rekrutacyjne), w szczególności dane zawarte w zgłoszeniu rekrutacyjnym, dane utworzone lub przekazane podczas procesu rekrutacyjnego (np. dane zawarte w zgłoszeniu rekrutacyjnym/CV/innych dokumentach rekrutacyjnych, dane udostępnione w ramach rozmów kwalifikacyjnych).

Administrator przetwarza dane osobowe Kandydatów jedynie w zakresie niezbędnym dla przeprowadzenia bieżącej rekrutacji, a w przypadku Kandydatów, do których rekrutacji zastosowanie znajdują przepisy prawa pracy, w zakresie określonym tymi przepisami, w szczególności imię (imiona) i nazwisko, datę urodzenia, dane kontaktowe wskazane przez Kandydatów, informacje o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych, przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.

W przypadku, gdy przesłane przez Kandydata zgłoszenie rekrutacyjne będzie zawierać dodatkowe dane, wykraczające poza zakres wymagany przez GWW Legal (np. informacje o zainteresowaniach, wizerunek), ich przetwarzanie będzie oparte na dobrowolnej zgodzie Kandydata, za którą uznaje się fakt ich przekazania przez Kandydata Administratorowi lub wyrażenia zgody na ich przekazanie Administratorowi. Zgoda ta może być w każdym czasie cofnięta (poprzez przesłanie żądania pocztą tradycyjną lub mailowo – adresy Administratora wskazano w pkt 1). Jeżeli Kandydat nie wyraża zgody aby GWW Legal przetwarzał dodatkowe dane Kandydata, prosimy o nie umieszczanie ich w zgłoszeniu rekrutacyjnym, CV i innych dokumentach rekrutacyjnych.

Za wyraźną zgodą Kandydata, Administrator pozostawi dokumenty aplikacyjne Kandydata w swojej bazie Kandydatów i będzie przetwarzać przekazane dane osobowe Kandydata również na potrzeby przyszłych rekrutacji.

3. CEL PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH ORAZ PODSTAWA PRAWNA

Administrator przetwarza dane osobowe Kandydatów:

a) w celu przeprowadzenia rekrutacji:

• gdy jest to niezbędne do podjęcia działań na żądanie Kandydata przez zawarciem z Kandydatem umowy zlecenia, umowy o dzieło, umowy o świadczenie usług lub innej umowy o podobnym charakterze (podstawa prawna z art. 6 ustęp 1 litera b RODO); podanie danych osobowych jest w takim przypadku warunkiem udziału w procesie rekrutacyjnym;
• w przypadku gdy Kandydat ubiega się o zatrudnienie na podstawie umowy o pracę, jego dane osobowe wskazane w Kodeksie pracy Administrator przetwarza w oparciu o art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy w związku z art. 6 ustęp 1 litera c RODO; podanie danych osobowych w takim przypadku wynika z przepisów prawa i jest warunkiem udziału w postępowaniu rekrutacyjnym;
• na podstawie dobrowolnej zgody Kandydata, w przypadku podania przez Kandydata dodatkowych danych (np. wizerunku), wykraczających poza zakres wymagany przez GWW Legal; podanie danych jest w takim przypadku dobrowolne i nie ma wpływu na możliwość udziału w procesie rekrutacyjnym;
• na podstawie dobrowolnej zgody Kandydata, w przypadku woli uczestniczenia w przyszłych procesach rekrutacyjnych; podanie danych jest w takim przypadku dobrowolne i nie ma wpływu na możliwość udziału w bieżącym procesie rekrutacyjnym;

1. b) w celach wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub podmioty trzecie (podstawa prawna z art. 6 ustęp 1 litera f RODO), którymi są: weryfikacja kwalifikacji i umiejętności Kandydata, ustalenie warunków pracy/współpracy, realizacja umów zawartych z podmiotami prowadzącymi/wspierającymi procesy rekrutacyjne (w tym umów z  agencjami rekrutacyjnymi oraz dostawcami portalów rekrutacyjnych, z których korzysta Kandydat), realizacja wewnętrznych celów administracyjnych oraz procedur Administratora, w tym związanych z ochroną danych osobowych; podanie danych osobowych jest w takich przypadkach dobrowolne, jednakże ich niepodanie może skutkować brakiem możliwości realizacji celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Administratora.
2. ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH

Administrator udostępnia dane osobowe innym podmiotom (odbiorcom danych osobowych), wyłącznie w przypadku, gdy posiada ku temu podstawę prawną. Jeżeli Administrator przekazuje dane osobowe odbiorcom znajdującym się poza Unią Europejską lub Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG), odbywa się to tylko wówczas, jeżeli w stosunku do tego kraju trzeciego Komisja Europejska potwierdziła stosowny poziom ochrony danych lub z odbiorcą danych został uzgodniony stosowny poziom ochrony danych (np. z wykorzystaniem tzw. standardowych klauzul umownych).

Dane osobowe Kandydatów mogą zostać udostępnione organom publicznym lub innym podmiotom uprawnionym do takiego dostępu na podstawie przepisów prawa.

Odbiorcami danych osobowych Kandydatów mogą być również: podmioty świadczące usługi teleinformatyczne, podmioty świadczące usługi wsparcia informatycznego/ technicznego/ serwisowego, dostawcy wykorzystywanego w procesie rekrutacji oprogramowania, podmioty świadczące usługi kurierskie lub pocztowe, podmioty świadczące usługi rekrutacyjne (w tym agencje rekrutacyjne, dostawcy usług publikacji ogłoszeń o prowadzonej rekrutacji, dostawcy systemów do zarządzania rekrutacjami), inne podmioty współpracujące z Administratorem w związku ze świadczonymi usługami (np. firmy doradcze/audytorskie).

Z uwagi na fakt, że Administrator prowadzi działalność wspólnie z GWW Ladziński, Cmoch i Wspólnicy spółką komandytową z siedzibą w Warszawie (GWW Tax), dane osobowe Kandydatów mogą być przetwarzanie przez GWW Tax.

Przetwarzanie danych osobowych Kandydatów w systemach teleinformatycznych, może skutkować przekazaniem tych danych na serwery dostawców oprogramowania i usług IT. Niektóre z tych serwerów znajdują się w USA. Transfer danych do USA odbywa się tylko wówczas, gdy odbiorca danych przystąpił do programu „Ramy ochrony danych UE – USA” (tj. Komisja Europejska potwierdziła stosowny poziom ochrony danych) lub z odbiorcą danych został uzgodniony stosowny poziom ochrony danych z wykorzystaniem tzw. standardowych klauzul umownych. Kopia stosowanych zabezpieczeń, w tym standardowych klauzul umownych może być uzyskana od Administratora.

5. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH OSOBOWYCH

Administrator nie przechowuje danych osobowych dłużej niż to konieczne do osiągnięcia celów, do jakich dane zostały zgromadzone.

W przypadku gdy rekrutacja zakończy się zawarciem umowy, dane osobowe będą przechowywane w czasie trwania stosunku pracy, zgodnie z wymogami prawnymi.

Jeżeli po zakończonej rekrutacji umowa nie zostanie zawarta, dokumenty rekrutacyjne usuwa się po zakończeniu procesu rekrutacji, o ile żadne inne uzasadnione interesy Administratora nie są sprzeczne z tym usunięciem, a w przypadku, gdy Kandydat wyraził zgodę na przyszłe rekrutacje – dane osobowe Kandydata usuwa się nie później niż po upływie okresu na jaki została wyrażona zgoda na ich przetwarzanie.

Dane osobowe przetwarzane w celu wykazania i realizacji ciążących na Administratorze obowiązków przetwarzane są przez okres niezbędny do wypełnienia tych obowiązków i wykazania, iż ciążące na Administratorze obowiązki zostały zrealizowane.

6. INFORMACJA O ZAUTOMATYZOWANYM PODJEMOWANIU DECYZJI W TYM PROFILOWANIU

Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób wyłącznie zautomatyzowany (w tym w formie profilowania), mogący wywoływać wobec osób, których dane osobowe dotyczą skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływać na ich sytuację.

7. PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE OSOBOWE DOTYCZĄ

W zakresie i przypadkach określonych przepisami, w szczególności RODO, osobom, których dane osobowe są przetwarzane (podmiotom danych), w tym Kandydatom, przysługują następujące prawa:

• Prawo do wycofania zgody (art. 7 RODO) – jeżeli przetwarzanie danych osobowych realizowane jest w oparciu o zgodę, zgoda ta może być w każdym czasie cofnięta przez podmiot danych (nie ma to jednak wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem zgody). Zgoda jest całkowicie dobrowolna.
• Prawo dostępu oraz prawo do uzyskania kopii danych (art. 15 RODO) – podmiot danych uprawniony jest do uzyskania od Administratora informacji o przetwarzaniu jego danych osobowych – w tym o źródle danych osobowych, celach przetwarzania, kategoriach przetwarzanych danych osobowych, planowanym okresie przetwarzania oraz o odbiorcach, którym dane są ujawniane – a także do uzyskania kopii jego danych osobowych, które są przez Administratora przetwarzane. Prawo do uzyskania kopii nie może niekorzystnie wpływać na prawa i wolności innych (w tym wynikające z przysługujących im praw autorskich czy tajemnic handlowych).
• Prawo do sprostowania (poprawiania) danych osobowych (art. 16 RODO) – podmiot danych ma prawo zwrócenia się do Administratora z wnioskiem o sprostowanie nieprawidłowych lub uzupełnienie niekompletnych danych osobowych, które dotyczą podmiotu danych.
• Prawo do usunięcia danych osobowych („prawo do bycia zapomnianym” z art. 17 RODO) – podmiot danych ma prawo żądać od Administratora niezwłocznego usunięcia swoich danych osobowych w przypadku, gdy (i) dane osobowe nie są już potrzebne do celów, do których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane, (ii) cofnął zgodę, na podstawie której odbywało się przetwarzanie, i nie będzie istniała inna podstawa prawna do przetwarzania przez Administratora danych osobowych podmiotu danych, (iii) wniósł sprzeciw na mocy artykułu 21 ustęp 1 RODO wobec przetwarzania i nie będą istniały żadne nadrzędne uzasadnione podstawy do przetwarzania jego danych osobowych lub wniósł sprzeciw na mocy art. 21 ust. 2 RODO wobec przetwarzania jego danych osobowych, (iv) jego dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem, (v) usunięcie jego danych osobowych jest wymagane w celu wywiązania się z obowiązku prawnego, któremu podlega Administrator, (vi) jego dane osobowe zostały zebrane w związku z oferowaniem usług społeczeństwa informacyjnego, o których mowa w artykule 8 ustęp 1 RODO. Prawo do usunięcia danych nie jest prawem bezwzględnym. Prawo to nie przysługuje w zakresie, w jakim przetwarzanie jest niezbędne m.in. do wywiązania się z prawnego obowiązku wymagającego przetwarzania na mocy prawa, któremu podlega Administrator czy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych (art. 18 RODO) – podmiot danych ma prawo zwrócenia się do Administratora z żądaniem ograniczenia przetwarzania jego danych osobowych, w przypadku gdy (i) kwestionuje
  prawidłowość swoich danych osobowych – na okres pozwalający Administratorowi sprawdzić prawidłowość tych danych; (ii) przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a podmiot danych sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania, (iii) Administrator nie potrzebuje już danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne podmiotowi danych do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń; (iv) podmiot danych wniósł sprzeciw na mocy art. 21 ust. 1 wobec przetwarzania – do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie Administratora są nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu podmiotu danych. Realizacja tego prawa oznacza, że Administrator może przetwarzać dane osobowe, których żądanie dotyczy, z wyjątkiem przechowywania, wyłącznie za zgodą podmiotu danych lub w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii lub państwa członkowskiego.
• Prawo do przenoszenia danych osobowych (art. 20 RODO) – podmiot danych ma prawo otrzymać w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego dane osobowe jego dotyczące, które dostarczył Administratorowi, oraz ma prawo przesłać te dane osobowe innemu administratorowi bez przeszkód ze strony Administratora, któremu dostarczono te dane osobowe, jeżeli (i) przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub na podstawie umowy; oraz (ii) przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany. Podmiot danych ma przy tym prawo żądania, by jego dane osobowe zostały przesłane przez Administratora bezpośrednio innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe. Realizacja prawa do przenoszenia danych osobowych, nie może niekorzystnie wpływać na prawa i wolności innych.
• Prawo do wyrażenia sprzeciwu (art. 21 RODO) – podmiot danych ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych z jego szczególną sytuacją – wobec przetwarzania dotyczących jego danych osobowych opartego m.in. na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym profilowania. Realizacja tego prawa oznacza, że Administratorowi nie wolno już przetwarzać tych danych osobowych, chyba że wykażą oni istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności podmiotu danych lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Jeżeli Administrator przetwarza dane osobowe na potrzeby marketingu bezpośredniego, podmiot danych ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania dotyczących jego danych osobowych na potrzeby takiego marketingu, w tym profilowania, w zakresie, w jakim przetwarzanie jest związane z takim marketingiem bezpośrednim. Realizacja tego prawa oznacza, że Administrator nie będzie przetwarzać danych osobowych do takich celów.

Administrator zrealizuje powyższe prawa zgodnie z przepisami RODO oraz innymi właściwymi przepisami. W celu realizacji przysługujących podmiotom danych praw lub uzyskania dalszych informacji dotyczących przysługujących im praw należy skontaktować się z Administratorem (dane kontaktowe wskazano w pkt 1).

8. PRAWO DO SKARGI

Jeżeli Kandydat uzna, że przetwarzanie jego danych osobowych przez Administratora narusza przepisy RODO lub inne powszechnie obowiązujące przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, może złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.