Krajowy System e-Faktur – co warto wiedzieć i jak się do niego przygotować?

Od 1 stycznia 2022 r. zaczął funkcjonować w Polsce system obiegu faktur w formie ustrukturyzowanej, nazwany Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). W założeniach KSeF ma stanowić powszechną platformę dla wystawiania, przechowywania, dostarczania oraz odbierania faktur w obrocie gospodarczym. Korzystanie z KSeF obecnie jest fakultatywne, a z projektu decyzji derogacyjnej wynika, że może on być obowiązkowy najwcześniej od 1 kwietnia 2023 r. Polska musi jeszcze otrzymać zgodę Rady Unii Europejskiej, ale jest to raczej wymóg formalny.

Oznacza to, że już za rok KSeF  może dotyczyć wszystkich krajowych podatników: podatników VAT czynnych, a także podatników zwolnionych z VAT. Dlatego już teraz warto wiedzieć, co to dokładnie KSeF oznacza oraz jak można się do niego przygotować.

Czym jest faktura ustrukturyzowana?

W związku z tym, że od początku roku udostępniono dostęp do KSeF, faktury ustrukturyzowane (zwane również e-fakturami) zaczęły funkcjonować w obrocie gospodarczym jako jedna z możliwych postaci dokumentowania transakcji obok faktur papierowych i „zwykłych” elektronicznych, które dotychczas występowały w obrocie gospodarczym (np. faktury w PDF).

Czym różni się e-faktura od „zwykłej” faktury elektronicznej? Oto najważniejsze cechy e-faktury:

✓ zawsze ma taką samą strukturę logiczną;

✓ zawsze zapisywana jest w formacie XML;

✓ można ją odczytać, korzystając tylko z dedykowanego oprogramowania interfejsowego;

✓ ma nadany specjalny dodatkowy numer, tzw. numer identyfikujący w systemie KSeF;

✓ zawsze musi być zaraportowana i będzie przechowywana w ramach KSeF, czyli specjalnej bazie prowadzonej przez Ministerstwo Finansów.

Na tym różnice się nie kończą. Udostępniony przez Ministerstwo Finansów schemat e-faktury zawiera ponad 300 pól. Struktura zawiera dane znane już z JPK_V7 i JPK_FA, jest jednak rozbudowana o dodatkowe szczegółowe informacje, takie jak termin płatności, data zapłaty, marka samochodu (w przypadku sprzedaży pojazdu), GTU oraz procedury szczególnego rozliczenia VAT na poziomie pozycji. Dane te mogą, ale nie muszą być raportowane w ramach KSeF.

Krajowy System e-Faktur – założenia

KSeF stanowi niejako platformę wymiany faktur, czyli informacji o zdarzeniach gospodarczych, które wykazuje się w ramach wystawionych faktur. Należy jednak zauważyć, że wg zapowiedzi Ministerstwa Finansów KSeF ma być jednym z najbardziej zaawansowanych systemów w Europie, a Polska będzie czwartym krajem w UE, który go wprowadza (po Włoszech, Hiszpanii i Portugalii).

Według założeń Ministerstwa Finansów KSeF i e-faktury mają ułatwić życie przedsiębiorcom, gdyż m.in. usprawnią rozliczanie transakcji pomiędzy nimi. E-faktura nigdy nie zaginie i zawsze zostanie dostarczona nabywcy, o ile będzie on również korzystał z KSeF (firmy zagraniczne i osoby prywatne nie będą z tej platformy korzystały), a to oznacza, że nie będzie potrzeby wystawiania duplikatów faktur.

Ministerstwo Finansów zapewnia również, że przedsiębiorcy wystawiający wyłącznie e-faktury szybciej będą mogli otrzymać zwrot podatku VAT – w 40 zamiast standardowych obecnie 60 dni.

Podatnicy nie będą musieli przygotowywać i przesyłać na żądanie fiskusa plików JPK_FA.  Faktury korygujące również będą musiały być wystawiane jako faktury ustrukturyzowane, ale za to noty korygujące będą wystawiane na takich samych zasadach jak dotychczas.

E-faktury będą przechowywane przez 10 lat w ramach KSeF, więc podatnik, który wystawił taką fakturę, i ten, kto otrzymał ją za pośrednictwem KSeF, nie będzie musiał ich archiwizować na swój koszt.

Dlaczego należy się przygotować na KSeF?

KSeF to rewolucyjna zmiana w procesie fakturowania i jej wdrożenie w przedsiębiorstwie będzie wymagało wielu zmian, i to na wielu płaszczyznach. W celu odpowiedniego przygotowania się do tej zmiany niezbędne będą m.in.:

1. odpowiednie dostosowanie systemów (narzędzi) fakturujących,
2. audyt i modyfikacja procesów biznesowych/podatkowych oraz
3. zmiany technologiczne.

Bazując na dotychczasowych europejskich doświadczeniach, widzimy, że wprowadzenie rozwiązań podobnych do KSeF wymagało od ponad 80% podatników skorzystania z pomocy zewnętrznych firm technologicznych. Najlepszym tego przykładem były problemy podatników wdrażających system włoski. Wdrażany w Polsce KSeF był w znacznej części wzorowany na rozwiązaniach europejskich, a to będzie oznaczało również wiele problemów, z którymi będą musiały zmierzyć się polskie firmy. W szczególności chodzi więc o te duże i średnie przedsiębiorstwa, dla których zaimplementowanie KSeF będzie oznaczało zapewne jedno z największych cyfrowych wyzwań w najbliższych latach.

Podstawowe informacje o KSeF można znaleźć pod adresem:
https://www.podatki.gov.pl/ksef/

Warto także obejrzeć webinarium z ekspertami Ministerstwa Finansów, dostępne pod adresem:
https://www.gov.pl/web/finanse/webinarium-na-temat-integracji-z-krajowym-system-e-faktur