Kontrola podstawą zaufania, czyli jak monitorować pracowników

Wymogi stawiane przez RODO dotykają nie tylko przedsiębiorców, ale i pracowników. Zmiany w Kodeksie pracy pozwolą pracodawcom na podjęcie decyzji o wprowadzeniu szczególnego nadzoru nad miejscem pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu. Jak zatem zmieni się sytuacja pracowników? Czy przedsiębiorca będzie mógł bez ograniczeń stosować monitoring pracowniczy?

Aktualnie obowiązujące przepisy nie precyzują, czy (a jeżeli tak, to kiedy) możliwe jest stosowanie monitoringu pracowników.

Zdania na temat dopuszczalności jego stosowania są podzielone. W ostatnim czasie coraz więcej pracodawców zaczęło stosować monitoring pracowników i te praktyczne działania w pewien sposób wypracowały zakres stosowania:

• po pierwsze, konieczne jest, aby pracodawca poinformował pracowników o stosowaniu kamer, np. poprzez zawarcie stosownego postanowienia w regulaminie pracy;
• po drugie, konieczne jest, aby monitorowanie miało istotny cel. Cel ten musi być usprawiedliwiony, np. bezpieczeństwo stanowiska pracy.

Popularność monitoringu pracowników wymogła uregulowanie tej kwestii wprost na gruncie prawnym. Okazją do dokonania regulacji w tym zakresie stało się RODO, które wejdzie w życie 25 maja 2018 roku.

RODO a monitoring osób

Kwestia ochrony dóbr osobistych pracowników znajduje się w art. 88 RODO. Unia upoważniła państwa członkowskie do zawarcia w przepisach krajowych bardziej szczegółowych niż dotychczas postanowień. Mają one zapewnić ochronę praw i wolności w przypadku przetwarzania danych osobowych. Jednocześnie jednak wskazano, że przepisy te muszą obejmować odpowiednie i szczegółowe środki zapewniające osobie, której dane dotyczą, poszanowanie jej godności, prawnie uzasadnionych interesów i praw podstawowych, m.in. pod względem stosowania systemów monitorujących w miejscu pracy.

W Polsce aktualnie trwają prace nad wprowadzeniem nowej ustawy o ochronie danych osobowych, która zmieniać ma również Kodeks pracy.

W projekcie ustawy o ochronie danych osobowych, datowanym na 12 września 2017 r., znalazły się przepisy regulujące kwestię monitoringu. Zgodnie z postanowieniami tego projektu do Kodeksu pracy ma zostać dodany nowy artykuł (art. 224), który będzie regulować monitoring w miejscu pracy.

Zgodnie z proponowaną regulacją pracodawca wprowadza szczególny nadzór nad miejscem pracy lub terenem wokół zakładu w postaci monitoringu:

• jeśli uzna to za konieczne;
• dla zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Ponadto:

• monitoring nie będzie mógł stanowić środka kontroli wykonywania pracy;
• nie będzie mógł obejmować pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek lub palarni;
• pracodawca będzie zobowiązany do poinformowania pracowników o wprowadzeniu monitoringu nie później niż 14 dni przed jego uruchomieniem;
• pracodawca przetwarza dane osobowe uzyskane w wyniku zastosowania monitoringu wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowuje je jedynie przez okres niezbędny do realizacji tych celów.

Finalne brzmienie nowelizowanych ustaw nie jest jeszcze znane i postanowienia w zakresie monitoringu mogą ulec zmianie. Niemniej jednak ogólne zasady RODO będą wymagały na krajowym ustawodawcy wdrożenie takich mechanizmów, których zastosowanie wymagać będzie od pracodawców określenia celu i zasad prowadzenia monitoringu pracowników.

*Autor: Katarzyna Blachowicz, radca prawny, młodszy partner w Kancelarii Prawnej GWW.

Artykuł ukazał się na Gazecie Wyborczej.