Kunden von Buchhaltungs- und HR-Dienstleistungen

• natürliche Personen, die in eigenem Namen ein Interesse an den von der GWW Tax erbrachten Personal- und Buchhaltungsdienstleistungen anmelden oder die von der GWW Tax erbrachten Personal- und Buchhaltungsdienstleistungen in Anspruch nehmen („Kunden, die natürliche Personen sind“),
• Personen, die im Namen anderer Rechtssubjekte (potenzielle GWW-Steuerkunden) ein Interesse an den vom Verwalter erbrachten Personal- und Buchhaltungsdienstleistungen bekunden oder – im Falle von GWW-Steuerkunden – im Namen oder im Auftrag eines GWW-Steuerkunden handeln, d. h. Kontaktpersonen, Bevollmächtigte oder Personen, die GWW-Steuerkunden oder potenzielle GWW-Steuerkunden vertreten, soweit es sich um Personal- und Buchhaltungsdienstleistungen handelt („Kundenvertreter“).

In Erfüllung der Verpflichtungen, die sich aus der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG („RODO“) im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten von Mandanten, die natürliche Personen sind, und Mandantenvertretern durch den Verwalterergeben, informiert der Verwalter im Folgenden über die Grundsätze der Verarbeitung personenbezogener Daten, einschließlich der Zwecke der Verarbeitung, der Rechtsgrundlage für die Verarbeitung, der Speicherdauer, der Empfänger personenbezogener Daten sowie der Rechte der Personen, deren personenbezogene Daten vom Verwalter verarbeitet werden.

1. KONTAKTANGABEN

In Angelegenheiten, die personenbezogene Daten betreffen, kann der Verwalter kontaktiert werden:

• auf dem Postweg, indem Sie einen Brief an folgende Adresse senden: Koordinator für personenbezogene Daten: Książęca-Straße 4, 00-498 Warschau, mit dem Vermerk „Persönliche Daten“,
• im Falle einer Kontaktaufnahme per E-Mail: odo@gww.pl.

2. WELCHE PERSONENBEZOGENEN DATEN WERDEN VOM VERWALTER VERARBEITET UND WOHER STAMMEN DIESE DATEN?

Der Verwalter verarbeitet personenbezogene Daten der Kunden, die natürliche Personen sind, die ihm direkt von den Kunden, die natürliche Personen sind, oder von den Vertretern der Kunden im Zusammenhang mit dem Abschluss und der Erfüllung von Verträgen über die vom Verwalter erbrachten Personal- und Buchhaltungsdienstleistungen zur Verfügung gestellt wurden, insbesondere den Vor- und Nachnamen des Kunden, der eine natürliche Person ist, seine Kontaktdaten, seine Unterschrift, Daten, die für die Erbringung und Abrechnung von Dienstleistungen und die Ausstellung einer Rechnung erforderlich sind, sowie andere personenbezogene Daten des Kunden, der eine natürliche Person ist, die im Rahmen des Kontakts mit dem Verwalter zur Verfügung gestellt wurden.

Der Verwalter kann im Zusammenhang mit dem Abschluss und der Durchführung des Vertrages zwischen dem GWW-Steuerkunden und dem Verwalter auch personenbezogene Daten von Kundenvertretern verarbeiten, die vom GWW-Steuerkunden zur Verfügung gestellt, von den Kundenvertretern direkt mitgeteilt oder aus anderen Quellen (z.B. aus öffentlich zugänglichen Registern) bezogen werden, soweit es sich um Personal- und Buchhaltungsdienstleistungen handelt, insbesondere den Vor- und Nachnamen des Kundenvertreters, seine Position, Kontaktdaten des Kundenvertreters, Daten aus der Vollmacht oder dem Register, in dem der GWW-Steuerkunde eingetragen ist, und andere personenbezogene Daten des Kundenvertreters, die im Rahmen des Kontakts mit dem Verwalter mitgeteilt werden.

Die Angabe der personenbezogenen Daten von Kunden, die natürliche Personen sind, und von Kundenvertretern ist freiwillig, jedoch für den Abschluss und die Durchführung des Vertrags über die vom Verwalter erbrachten Personal- und Buchhaltungsdienstleistungen erforderlich.

3. ZWECK DER VERARBEITUNG PERSONENBEZOGENER DATEN UND RECHTSGRUNDLAGE

Der Verwalter verarbeitet personenbezogene Daten von Klienten, die natürliche Personen sind:

• zum Zweck des Abschlusses und der Erfüllung eines Vertrags über die vom Verwalter erbrachten Personal- und Buchhaltungsdienstleistungen (Rechtsgrundlage in Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b der DSGVO);
• für Zwecke, die sich aus den vom Verwalter oder von Dritten verfolgten berechtigten Interessen ergeben (Rechtsgrundlage aus Art. 6(1)(f) RODO), die darin bestehen, die Buchhaltung des Verwalters im Rahmen der erbrachten Dienstleistungen zu führen, die Tätigkeit und die Verwaltung der mit den Kunden der GWW Tax abgeschlossenen Verträge zu leiten, die Buchhaltung mit den an der Erbringung von Dienstleistungen beteiligten Auftragnehmern des Verwalters zu führen, Geschäftsbeziehungen mit Kunden, die natürliche Personen sind, aufzubauen und zu pflegen, Ansprüche festzustellen, geltend zu machen oder abzuwehren, interne Verfahren umzusetzen, einschließlich der Verhinderung von Straftaten und Missbrauch;
• um die Einhaltung der dem Verwalter auferlegten rechtlichen Verpflichtungen zu gewährleisten und nachzuweisen, wenn die Verarbeitung erforderlich ist, um einer dem Verwalter obliegenden rechtlichen Verpflichtung nachzukommen, insbesondere gemäß den Bestimmungen des Gesetzes zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, der RODO und der Steuer- und Buchhaltungsvorschriften (Rechtsgrundlage aus Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c der RODO);
• zu anderen Zwecken auf der Grundlage einer gesonderten Zustimmung des Kunden, der eine natürliche Person ist (Rechtsgrundlage aus Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a RODO).

Der Verwalter verarbeitet die personenbezogenen Daten der Vertreter des Mandanten:

• für Zwecke, die sich aus den vom Verwalter oder von Dritten verfolgten berechtigten Interessen ergeben (Rechtsgrundlage aus Art. 6(1)(f) RODO), welche sind: um mit dem GWW-Steuerkunden den Vertrag über die vom Verwalter erbrachten Personal- und Buchhaltungsdienstleistungen abzuschließen und zu erfüllen, um die Abrechnungen des Verwalters im Rahmen der erbrachten Dienstleistungen durchzuführen, um die Tätigkeit zu leiten und die mit den GWW-Steuerkunden abgeschlossenen Verträge zu verwalten, um die Abrechnungen mit den an der Erbringung der Dienstleistungen beteiligten Auftragnehmern des Verwalters durchzuführen, um die Geschäftsbeziehungen mit den GWW-Steuerkunden zu gestalten und aufrechtzuerhalten, um Ansprüche zu begründen, geltend zu machen oder abzuwehren, um interne Verfahren durchzuführen, einschließlich der Verhinderung von Straftaten und Missbrauch;
• zur Sicherstellung und zum Nachweis der Einhaltung der dem Verwalter auferlegten rechtlichen Verpflichtungen, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer dem Verwalter obliegenden rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, die sich insbesondere aus den Bestimmungen des AML/CFT-Gesetzes, der RODO und den steuerlichen und buchhalterischen Vorschriften ergibt (Rechtsgrundlage aus Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c der RODO);
• für andere Zwecke auf der Grundlage der vom Kundenvertreter gesondert erteilten Zustimmung (Rechtsgrundlage aus Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a RODO).

4. EMPFÄNGER DER PERSONENBEZOGENEN DATEN

Der für die Verarbeitung Verantwortliche stellt anderen Stellen (Empfängern personenbezogener Daten) personenbezogene Daten nur dann zur Verfügung, wenn er eine Rechtsgrundlage dafür hat. Übermittelt die verantwortliche Stelle personenbezogene Daten an Empfänger außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR), so geschieht dies nur, wenn für dieses Drittland ein angemessenes Datenschutzniveau von der Europäischen Kommission bestätigt wurde oder mit dem Empfänger ein angemessenes Datenschutzniveau vereinbart wurde (z. B. unter Verwendung sogenannter Standardvertragsklauseln).

Personenbezogene Daten können Behörden oder anderen Einrichtungen zur Verfügung gestellt werden, die aufgrund gesetzlicher Bestimmungen ein Recht auf Zugang haben.

Je nach dem Zweck, zu dem der Verwalter personenbezogene Daten von Kunden, die natürliche Personen sind, und von Vertretern der Kunden verarbeitet, können die Empfänger ihrer personenbezogenen Daten auch sein: Einrichtungen, die dem Verwalter IKT-Dienstleistungen erbringen, Einrichtungen, die IT-, technische und Service-Support-Dienstleistungen erbringen, Lieferanten der vom Verwalter verwendeten Software, Einrichtungen, die Kurier- oder Postdienste erbringen, Banken – wenn es notwendig ist, Abrechnungen vorzunehmen, Einrichtungen, die Buchhaltungs- und Abrechnungsdienstleistungen erbringen, und andere Einrichtungen, die mit dem Verwalter im Zusammenhang mit den erbrachten Dienstleistungen zusammenarbeiten.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten in IKT-Systemen kann dazu führen, dass diese Daten im Zusammenhang mit der Nutzung der von den genannten Anbietern bereitgestellten Dienste/Software auf die Server von Software- und IT-Dienstleistern übertragen werden. Einige dieser Server befinden sich in den USA. Die Übermittlung von Daten in die USA erfolgt nur dann, wenn der Datenempfänger dem „EU-US-Datenschutzrahmen“ beigetreten ist (d.h. die Europäische Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt hat) oder mit dem Datenempfänger ein angemessenes Datenschutzniveau mittels sog. Standardvertragsklauseln vereinbart wurde. Eine Kopie der geltenden Garantien einschließlich der Standardvertragsklauseln kann beim für die Verarbeitung Verantwortlichen angefordert werden.

5. AUFBEWAHRUNGSFRIST FÜR PERSONENBEZOGENE DATEN

Der für die Verarbeitung Verantwortliche bewahrt personenbezogene Daten nicht länger auf, als es für die Erreichung der Zwecke, für die die Daten erhoben wurden, erforderlich ist.

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit dem Abschluss und der Erfüllung des Vertrags zwischen dem GWW-Steuerkunden und dem Verwalter erhoben werden, werden bis zum Ende der Verjährungsfrist von Ansprüchen, die sich möglicherweise aus dem geschlossenen Vertrag ergeben, verarbeitet.

Personenbezogene Daten, die auf der Grundlage des berechtigten Interesses des Verwalters verarbeitet werden, werden so lange verarbeitet, bis der Zweck der Verarbeitung entfällt oder die betroffene Person einen wirksamen Einspruch erhebt (je nachdem, was zuerst eintritt).

Im Falle von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der der Verwalter unterliegt, erforderlich sind, werden die personenbezogenen Daten für den Zeitraum verarbeitet, der sich aus den geltenden Rechtsvorschriften ergibt.

Personenbezogene Daten, die auf der Grundlage einer vom Kunden, der eine natürliche Person / ein Kundenvertreter ist, erteilten Einwilligung verarbeitet werden, werden so lange verarbeitet, bis der Zweck der Verarbeitung entfällt oder die Einwilligung zurückgezogen wird (je nachdem, was früher eintritt).

6. INFORMATIONEN ZUR AUTOMATISIERTEN ENTSCHEIDUNGSFINDUNG, EINSCHLIESSLICH PROFILING

Personenbezogene Daten werden nicht in einer rein automatisierten Weise verarbeitet (einschließlich Profiling), die rechtliche Folgen für die betroffenen Personen nach sich ziehen oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen könnte.

7. RECHTE DER BETROFFENEN PERSONEN

In dem Umfang und in den Fällen, die gesetzlich vorgeschrieben sind, insbesondere in der RODO, habendie betroffenen Personen („betroffene Personen“), einschließlich der Kunden, die natürliche Personen sind, und der Vertreter der Kunden, die folgenden Rechte:

• Das Recht auf Widerruf der Einwilligung (Artikel 7 der DSGVO) – wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten auf der Grundlage einer Einwilligung erfolgt, kann diese Einwilligung von der betroffenen Person jederzeit widerrufen werden (dies berührt jedoch nicht die Rechtmäßigkeit der vor dem Widerruf der Einwilligung erfolgten Verarbeitung). Die Einwilligung ist völlig freiwillig.
• Auskunftsrecht und Recht auf Erhalt einer Kopie der Daten (Artikel 15 RODO) – die betroffene Person hat das Recht, von dem für die Verarbeitung Verantwortlichen Informationen über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu erhalten – einschließlich der Herkunft der personenbezogenen Daten, der Zwecke der Verarbeitung, der Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten, der vorgesehenen Dauer der Verarbeitung und der Empfänger, an die die Daten weitergegeben werden – sowie eine Kopie ihrer personenbezogenen Daten, die von dem für die Verarbeitung Verantwortlichen verarbeitet werden, zu erhalten. Das Recht, eine Kopie zu erhalten, darf die Rechte und Freiheiten anderer nicht beeinträchtigen (einschließlich derjenigen, die sich aus dem Urheberrecht oder Geschäftsgeheimnissen ergeben).
• Recht auf Berichtigung (Änderung) personenbezogener Daten (Artikel 16 RODO) – die betroffene Person hat das Recht, von dem für die Verarbeitung Verantwortlichen zu verlangen, dass unrichtige oder unvollständige personenbezogene Daten der betroffenen Person berichtigt werden.
• Recht auf Löschung personenbezogener Daten („Recht auf Vergessenwerden“ gemäß Art. 17 RODO) – Die betroffene Person hat das Recht, von dem für die Verarbeitung Verantwortlichen die unverzügliche Löschung ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn (i) die personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr erforderlich sind, (ii) sie ihre Einwilligung, auf deren Grundlage die Verarbeitung erfolgte, widerrufen hat und es keine andere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der betroffenen Person durch den für die Verarbeitung Verantwortlichen gibt, (iii) sie gemäß Art. 21 Abs. 1 RODO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt hat und keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten vorliegen oder sie gemäß Art. 21 Absatz 2 RODO gegen die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten Widerspruch eingelegt hat, (iv) seine personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden, (v) die Löschung seiner personenbezogenen Daten erforderlich ist, um einer rechtlichen Verpflichtung nachzukommen, der der für die Verarbeitung Verantwortliche unterliegt, (vi) seine personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit dem Angebot von Diensten der Informationsgesellschaft gemäß Artikel 8 Absatz 1 RODO erhoben wurden. Das Recht auf Löschung ist kein absolutes Recht. Dieses Recht gilt nicht, soweit die Verarbeitung unter anderem zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der der für die Verarbeitung Verantwortliche unterliegt, oder zur Feststellung, Geltendmachung oder Verteidigung von Ansprüchen erforderlich ist.
• Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 18 DSGVO) – die betroffene Person hat das Recht, von dem für die Verarbeitung Verantwortlichen die Einschränkung der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn (i) sie die Richtigkeit ihrer personenbezogenen Daten anzweifelt – für einen Zeitraum, der es dem für die Verarbeitung Verantwortlichen ermöglicht, die Richtigkeit der Daten zu überprüfen; (ii) die Verarbeitung unrechtmäßig ist und die betroffene Person gegen die Löschung der personenbezogenen Daten Einspruch erhebt und stattdessen die Einschränkung ihrer Verwendung verlangt; (iii) der für die Verarbeitung Verantwortliche die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht mehr benötigt, die betroffene Person die Daten jedoch zur Feststellung, Geltendmachung oder Verteidigung von Ansprüchen benötigt; (iv) die betroffene Person Widerspruch gemäß Art. 21 Abs. 1 gegen die Verarbeitung eingelegt hat – bis geklärt ist, ob die berechtigten Gründe des für die Verarbeitung Verantwortlichen gegenüber den Gründen des Widerspruchs der betroffenen Person überwiegen. Die Ausübung dieses Rechts bedeutet, dass der für die Verarbeitung Verantwortliche die angeforderten personenbezogenen Daten, mit Ausnahme der Speicherung, nur mit Einwilligung der betroffenen Person oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus wichtigen Gründen des öffentlichen Interesses der Union oder eines Mitgliedstaats verarbeiten darf.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Artikel 20 RODO) – Die betroffene Person hat das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten, die sie dem für die Verarbeitung Verantwortlichen bereitgestellt hat, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und sie hat das Recht, diese personenbezogenen Daten einem anderen für die Verarbeitung Verantwortlichen zu übermitteln, ohne dass der für die Verarbeitung Verantwortliche, dem die personenbezogenen Daten bereitgestellt wurden, hieran gehindert wird, sofern (i) die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder auf einem Vertrag beruht und (ii) die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt. Dabei hat die betroffene Person das Recht, zu verlangen, dass ihre personenbezogenen Daten von dem für die Verarbeitung Verantwortlichen direkt an einen anderen für die Verarbeitung Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch möglich ist. Die Ausübung des Rechts auf Datenübertragbarkeit darf sich nicht nachteilig auf die Rechte und Freiheiten anderer auswirken.
• Widerspruchsrecht (Artikel 21 DSGVO) – Die betroffene Person hat das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die unter anderem auf den berechtigten Interessen des für die Verarbeitung Verantwortlichen beruhen, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für das Profiling. Die Ausübung des Rechts auf Widerspruch hat zur Folge, dass der für die Verarbeitung Verantwortliche die personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten darf, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder Gründe, die der Feststellung, Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dienen. Verarbeitet der für die Verarbeitung Verantwortliche personenbezogene Daten, um Direktwerbung zu betreiben, so hat die betroffene Person das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Die Ausübung dieses Rechts hat zur Folge, dass der für die Verarbeitung Verantwortliche die personenbezogenen Daten nicht für diese Zwecke verarbeiten wird.

Der für die Verarbeitung Verantwortliche übt die oben genannten Rechte in Übereinstimmung mit den Bestimmungen der RODO und anderen einschlägigen Rechtsvorschriften aus. Um die Rechte der betroffenen Person auszuüben oder weitere Informationen zu ihren Rechten zu erhalten, wenden Sie sich bitte an den für die Verarbeitung Verantwortlichen (die Kontaktdaten sind unter Punkt 1 angegeben).

8. RECHT AUF BESCHWERDE

Ist der Kunde, der eine natürliche Person ist, oder der Vertreter des Kunden der Ansicht, dass die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten durch den für die Verarbeitung Verantwortlichen gegen die Bestimmungen der RODO oder andere allgemein geltende Datenschutzvorschriften verstößt, kann er beim Präsidenten der Datenschutzbehörde eine Beschwerde einreichen.