Kunden der Leistungen bezüglich SAF-T

• natürliche Personen, die im eigenen Namen das Interesse an den Leistungen der GWW Tax bezüglich SAF-T bekunden oder die Leistungen der GWW Tax bezüglich SAF-T nutzen („Kunden, die natürliche Personen sind”),
• Personen, die im Namen anderer Stellen (der potenziellen Kunden GWW Tax) das Interesse an den Leistungen des Verantwortlichen bezüglich SAF-T bekunden oder – im Fall von Kunden GWW Tax – im Namen oder zugunsten des Kunden GWW Tax handeln, d.h. Kontaktpersonen, Bevollmächtigte oder Personen, welche die Kunden GWW Tax oder potenzielle Kunden GWW Tax vertreten, u.z. im Bereich bezüglich SAF-T („Kundenvertreter”).

In Erfüllung der Verpflichtungen aus der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG („DSGVO”) und im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten der Kunden, die natürliche Personen sind, sowie der Kundenvertreter durch den Verantwortlichen, gibt der Verantwortliche nachfolgend Informationen über die Regeln der Verarbeitung personenbezogener Daten, darunter über die Verarbeitungszwecke, die Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung, die Speicherdauer, die Empfänger personenbezogener Daten, als auch die Rechte der Personen, deren personenbezogene Daten vom Verantwortlichen verarbeitet werden.

1. KONTAKTDATEN

In Sachen aus dem Bereich personenbezogener Daten können Sie mit dem Verantwortlichen Kontakt aufnehmen:

• bei der Kontaktaufnahme per Post durch Senden eines Briefs an folgende Adresse: Koordynator ds. danych osobowych (Koordinator für personenbezogene Daten): ul. Książęca 4, 00-498, Warszawa, mit dem Vermerk „Dane osobowe“ („Personenbezogene Daten”),
• bei der Kontaktaufnahme per E-Mail durch Senden einer E-Mail an folgende Adresse: odo@gww.pl

2. WELCHE PERSONENBEZOGENE DATEN WERDEN VON DEM FÜR DIE VERARBEITUNG VERANTWORTLICHEN VERARBEITET UND WAS IST DIE QUELLE DIESER DATEN

Der für die Verarbeitung Verantwortliche verarbeitet die personenbezogenen Daten der Kunden, die natürliche Personen sind, die ihm direkt von Kunden, die natürliche Personen sind, oder von Kundenvertretern oder von Tax Insight Sp. z o.o. im Zusammenhang mit dem Abschluss und der Umsetzung von Verträgen über die Leistungen des Verantwortlichen bezüglich SAF-T übermittelt werden, insbesondere den Vornamen und Namen des Kunden, der eine natürliche Person ist, seine Kontaktdaten, Unterschrift, die für die Durchführung und Abrechnung der Leistungen und für die Ausstellung einer Rechnung erforderlichen Daten sowie andere personenbezogene Daten des Kunden, der eine natürliche Person ist, die im Rahmen des Kontakts mit dem Verantwortlichen übermittelt werden.

Der Verantwortliche kann auch personenbezogene Daten der Kundenvertreter verarbeiten, die vom Kunden GWW Tax bereitgestellt werden, direkt von den Kundenvertretern übermittelt werden oder von TAX Insight Sp. z o.o. bereitgestellt werden, u.z. im Zusammenhang mit dem Abschluss und der Umsetzung des Vertrags zwischen dem Kunden GWW Tax und dem Verantwortlichen bezüglich SAF-T, insbesondere den Vornamen und Namen des Kundenvertreters, seine Stelle, Kontaktdaten des Kundenvertreters, Daten aus der Vollmacht oder dem Register, in dem der Kunde GWW Tax eingetragen ist, sowie andere personenbezogene Daten des Kundenvertreters, die im Rahmen des Kontakts mit dem Verantwortlichen übermittelt werden.

Die Angabe von personenbezogenen Daten der Kunden, die natürliche Personen sind, und der Kundenvertreter ist freiwillig, sie ist jedoch für den Abschluss und die Umsetzung des Vertrags über die Leistungen des Verantwortlichen bezüglich SAF-T erforderlich.

3. ZWECK DER VERARBEITUNG VON PERSONENBEZOGENEN DATEN UND RECHTSGRUNDLAGE

Der für die Verarbeitung Verantwortliche verarbeitet die personenbezogenen Daten der Kunden, die natürliche Personen sind:

• zum Zweck des Abschlusses und der Umsetzung des Vertrags über die Leistungen des Verantwortlichen bezüglich SAF-T (Rechtsgrundlage aus Art. 6 Absatz 1 Buchstabe b der DSGVO);
• zu den Zwecken, die sich aus rechtlich berechtigten Interessen ergeben, die vom Verantwortlichen oder von Dritten realisiert werden (Rechtsgrundlage aus Art. 6 Absatz 1 Buchstabe f der DSGVO), und zwar: Durchführung durch den Verantwortlichen der Abrechnungen im Bereich der erbrachten Leistungen, Tätigkeitsmanagement sowie Verwaltung der mit den Kunden GWW Tax abgeschlossenen Verträge, Durchführung der Abrechnungen mit den an der Erbringung der Leistungen beteiligten Geschäftspartnern des Verantwortlichen (insbesondere TAX Insight Sp. z o.), Gestaltung und Pflege von Geschäftsbeziehungen mit Kunden, die natürliche Personen sind, Feststellung, Geltendmachung von Ansprüchen oder Verteidigung gegen Ansprüche, Umsetzung von internen Verfahren, darunter die Verhinderung von Straftaten und Missbräuchen;
• zum Zweck der Sicherstellung und des Nachweises der Konformität mit den dem Verantwortlichen auferlegten rechtlichen Verpflichtungen, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung der dem Verantwortlichen auferlegten rechtlichen Verpflichtung notwendig ist, insbesondere einer Verpflichtung, die sich aus dem Gesetz zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, der DSGVO sowie der Steuer- und Buchhaltungsvorschriften ergibt (Rechtsgrundlage aus Art. 6 Absatz 1 Buchstabe c der DSGVO);
• zu anderen Zwecken auf Grund einer gesondert erteilten Einwilligung des Kunden, der eine natürliche Person ist (Rechtsgrundlage aus Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO).

Der Verantwortliche verarbeitet die personenbezogenen Daten der Kundenvertreter:

• zu den Zwecken, die sich aus rechtlich berechtigten Interessen ergeben, die vom Verantwortlichen oder von Dritten realisiert werden (Rechtsgrundlage aus Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f der DSGVO), und zwar: Abschluss mit dem Kunden GWW Tax und Umsetzung des Vertrags über die Leistungen des Verantwortlichen bezüglich SAF-T, Durchführung durch den Verantwortlichen der Abrechnungen im Bereich der erbrachten Leistungen, Tätigkeitsmanagement sowie Verwaltung der mit den Kunden GWW Tax abgeschlossenen Verträge, Durchführung der Abrechnungen mit den an der Erbringung der Leistungen beteiligten Geschäftspartnern des Verantwortlichen (insbesondere TAX Insight Sp. z o.), Gestaltung und Pflege von Geschäftsbeziehungen mit den Kunden GWW Tax, Feststellung, Geltendmachung von Ansprüchen oder Verteidigung gegen Ansprüche, Umsetzung von internen Verfahren, darunter die Verhinderung von Straftaten und Missbräuchen;
• zum Zweck der Sicherstellung und des Nachweises der Konformität mit den dem Verantwortlichen auferlegten rechtlichen Verpflichtungen, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung der dem Verantwortlichen auferlegten rechtlichen Verpflichtung notwendig ist, insbesondere einer Verpflichtung, die sich aus dem Gesetz zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, der DSGVO sowie der Steuer- und Buchhaltungsvorschriften ergibt (Rechtsgrundlage aus Art. 6 Absatz 1 Buchstabe c der DSGVO);
• zu anderen Zwecken auf Grund einer gesondert erteilten Einwilligung des Kundenvertreters (Rechtsgrundlage aus Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO).

4. EMPFÄNGER PERSONENBEZOGENER DATEN

Der für die Verarbeitung Verantwortliche stellt personenbezogene Daten anderen Stellen (den Empfängern personenbezogener Daten) nur dann zur Verfügung, wenn ihm hierfür eine Rechtsgrundlage vorliegt. Wenn der Verantwortliche personenbezogene Daten an Empfänger außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermittelt, erfolgt dies nur dann, wenn die Europäische Kommission für dieses Drittland ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt hat oder mit dem Empfänger der Daten ein angemessenes Datenschutzniveau vereinbart wurde (z. B. unter der Verwendung der sogen. Standardvertragsklauseln).

Personenbezogene Daten können öffentlichen Behörden oder anderen Stellen, die aufgrund der Rechtsvorschriften zu solchem Zugriff berechtigt sind, zugänglich gemacht werden.

Je nach dem Zweck, zu dem der Verantwortliche die personenbezogenen Daten der Kunden, die natürliche Personen sind, und der Kundenvertreter verarbeitet, können die Empfänger ihrer personenbezogenen Daten auch sein: Unternehmen, die IKT-Dienstleistungen für den Verantwortlichen erbringen, Unternehmen, die Unterstützungsleistungen im Bereich von IT/Technik/Service erbringen, Lieferanten der vom Verantwortlichen verwendeten Software, Unternehmen, die Kurier- oder Postdienste erbringen, Banken – wenn Abrechnungen erforderlich sind, Unternehmen, die Buchhaltungs- und Abrechnungsdienstleistungen erbringen, TAX Insight Sp. z o.o. sowie andere Stellen, die mit dem Verantwortlichen im Zusammenhang mit den zu erbringenden Dienstleistungen zusammenarbeiten.

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten in IKT-Systemen kann nach sich ziehen, dass diese Daten an Server der Lieferanten von Software und IKT-Dienstleistungen übermittelt werden, u.z. im Zusammenhang mit der Nutzung der Leistungen/Software, die von den oben gen. Lieferanten geliefert werden. Einige dieser Server befinden sich in den USA. Die Datenübermittlung in die USA findet nur dann statt, wenn der Datenempfänger dem Programm „EU-USA-Datenschutzrahmen“ beigetreten ist (d. h. die Europäische Kommission für dieses Drittland ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt hat) oder mit dem Empfänger der Daten ein angemessenes Datenschutzniveau unter der Verwendung der sogen. Standardvertragsklauseln vereinbart wurde. Eine Kopie der eingesetzten Sicherheitsmaßnahmen, darunter der Standardvertragsklauseln, kann beim Verantwortlichen eingeholt werden.

5. ZEITRAUM DER AUFBEWAHRUNG PERSONENBEZOGENER DATEN

Der Verantwortliche speichert die personenbezogenen Daten nicht länger als dies zur Erreichung der Zwecke, für die die Daten erhoben wurden, notwendig ist.

Die personenbezogenen Daten, die im Zusammenhang mit dem Abschluss und der Umsetzung des Vertrags zwischen dem Kunden GWW Tax und dem Verantwortlichen gewonnen werden, werden bis zum Ende der Verjährungsfrist der sich möglicherweise aus dem abgeschlossenen Vertrag ergebenden Ansprüche verarbeitet.

Die auf Grund des berechtigten Interesses des Verantwortlichen verarbeiteten personenbezogenen Daten werden so lange verarbeitet, bis der Zweck der Verarbeitung aufhört oder bis die betroffene Person einen wirksamen Einspruch erhebt (je nachdem, was zuerst eintritt).

Im Fall von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung einer dem Verantwortlichen obliegenden gesetzlichen Pflicht erforderlich sind, werden die personenbezogenen Daten über den Zeitraum verarbeitet, der sich aus den geltenden Rechtsvorschriften ergibt.

Die personenbezogenen Daten, die auf Grund einer Einwilligung des Kunden, der eine natürliche Person ist / des Kundenvertreters verarbeitet werden, werden so lange verarbeitet, bis der Zweck der Verarbeitung aufhört oder die Einwilligung widerrufen wird (je nachdem, was zuerst eintritt).

6. INFORMATIONEN ÜBER AUTOMATISIERTE ENTSCHEIDUNGSFINDUNG, DARUNTER ÜBER PROFILING

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erfolgt nicht ausschließlich auf automatisierte Art (darunter in Form von Profiling), die für die betroffenen Personen rechtliche Folgen verursachen kann oder in ähnlicher Weise ihre Lage erheblich beeinflussen kann.

7. RECHTE DER BETROFFENEN PERSONEN

Im Umfang und in den Fällen, die durch Vorschriften, insbesondere die DSGVO vorgeschrieben sind, stehen den Personen, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden (den Datensubjekten), darunter den Kunden, die natürliche Personen sind, und den Kundenvertretern folgenden Rechte zu:

• Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 DSGVO) – wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten auf Grund einer Einwilligung erfolgt, kann diese Einwilligung vom Datensubjekt jederzeit widerrufen werden (dies hat jedoch keinen Einfluss auf die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die vor dem Widerruf der Einwilligung erfolgt). Die Einwilligung ist völlig freiwillig.
• Recht auf Zugriff und Recht auf Erhalt einer Kopie der Daten (Art. 15 DSGVO) – das Datensubjekt hat das Recht auf Erhaltung vom Verantwortlichen der Informationen über die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten, darunter über die Quelle personenbezogener Daten, die Zwecke der Verarbeitung, die Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten, die geplante Dauer der Verarbeitung sowie über die Empfänger, denen die Daten offenbart werden, als auch auf Erhaltung einer Kopie seiner personenbezogenen Daten, die vom Verantwortlichen verarbeitet werden. Das Recht auf Erhalt einer Kopie darf die Rechte und Freiheiten anderer Personen (darunter die Rechte, die sich aus dem Urheberrecht oder Geschäftsgeheimnissen ergeben) nicht beeinträchtigen.
• Recht auf Berichtigung (Korrektur) personenbezogener Daten (Art. 16 DSGVO) – das Datensubjekt hat das Recht auf Stellung eines Antrags an den Verantwortlichen um Berichtigung unrichtiger oder Ergänzung unvollständiger personenbezogener Daten des Datensubjekts.
• Recht auf Löschung personenbezogener Daten („Recht auf Vergessenwerden“ aus Art. 17 DSGVO) – das Datensubjekt hat das Recht, vom Verantwortlichen die unverzügliche Löschung seiner personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn (i) die personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben werden, nicht mehr erforderlich sind oder auf sonstige Weise nicht mehr verarbeitet werden, (ii) das Datensubjekt die Einwilligung, auf Grund welcher die Verarbeitung erfolgte, widerrufen hat und keine sonstige Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten des Datensubjekts durch den Verantwortlichen vorliegt, (iii) das Datensubjekt einen Einspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt hat und keine vorrangigen berechtigten Gründe zur Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten vorliegen oder das Datensubjekt einen Einspruch gegen die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten gemäß Art. 21 Absatz 2 DSGVO eingelegt hat, (iv) seine personenbezogenen Daten rechtswidrig verarbeitet werden, (v) die Löschung seiner personenbezogenen Daten zur Erfüllung der dem Verantwortlichen obliegenden rechtlichen Pflicht erforderlich ist, (vi) seine personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit dem Angebot von Diensten der Informationsgesellschaft gemäß Artikel 8 Absatz 1 DSGVO erhoben wurden. Das Recht auf Löschung der Daten ist kein absolutes Recht. Dieses Recht gilt nicht in dem Umfang, in welchem die Verarbeitung u.a. zur Erfüllung der dem Verantwortlichen obliegenden rechtlichen Pflicht, welche die Verarbeitung kraft Gesetz erfordert, oder zur Feststellung, Geltendmachung oder Verteidigung von Ansprüchen notwendig ist.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 18 DSGVO) – das Datensubjekts hat das Recht, von dem Verantwortlichen die Einschränkung der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn (i) das Datensubjekt die Richtigkeit seiner personenbezogenen Daten in Frage stellt, u.z. für einen Zeitraum, der dem Verantwortlichen die Prüfung der Richtigkeit dieser Daten ermöglicht; (ii) die Verarbeitung rechtswidrig ist und das Datensubjekt der Löschung personenbezogener Daten widerspricht und stattdessen die Einschränkung ihrer Verwendung verlangt; (iii) der Verantwortliche die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht mehr benötigt, aber das Datensubjekt die Daten zur Feststellung, Geltendmachung oder Verteidigung von Ansprüchen benötigt; (iv) das Datensubjekt einen Einspruch gemäß Art. 21 Absatz 1 gegen die Verarbeitung eingelegt hat, u.z. solange nicht geklärt ist, ob die rechtlich berechtigten Gründe an Seite des Verantwortlichen gegenüber den Gründen des Einspruchs des Datensubjekts überwiegen. Die Ausübung dieses Rechts bedeutet, dass der Verantwortliche die personenbezogenen Daten, die Gegenstand des Verlangens sind, mit Ausnahme der Speicherung, nur unter der Einwilligung des Datensubjekts oder zur Feststellung, Geltendmachung oder Verteidigung von Ansprüchen oder zum Schutz von Rechten einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus wichtigen Gründen des öffentlichen Interesses der Union oder eines Mitgliedsstaats verarbeiten darf.
• Recht auf Übertragbarkeit personenbezogener Daten (Art. 20 DSGVO) – das Datensubjekt hat das Recht, die betreffenden personenbezogenen Daten, die das Datensubjekt dem Verantwortlichen übermittelt hat, in üblichem, strukturiertem und maschinenlesbarem Format zu erhalten sowie hat das Recht, diese personenbezogenen Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln, u.z. ohne Hindernisse seitens des Verantwortlichen, dem diese personenbezogenen Daten übermittelt wurden, wenn i) die Verarbeitung auf Grund einer Einwilligung oder eines Vertrags erfolgt; und ii) die Verarbeitung automatisiert erfolgt. Dabei hat das Datensubjekt das Recht zu verlangen, dass seine personenbezogenen Daten vom Verantwortlichen direkt an einen anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch möglich ist. Die Ausübung des Rechts auf Übertragbarkeit personenbezogener Daten darf die Rechte und Freiheiten anderer Personen nicht beeinträchtigen.
• Recht auf Einspruch (Art. 21 DSGVO) – das Datensubjekt hat das Recht, aus Gründen, die mit seiner besonderen Situation zusammenhängen, jederzeit einen Einspruch einzulegen, u.z. gegen die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten, die u.a. auf dem rechtlich berechtigten Interesse des Verantwortlichen beruht, darunter Profiling. Die Ausübung dieses Rechts bedeutet, dass der Verantwortliche diese personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten darf, es sei denn, er beweist das Bestehen von wichtigen, rechtlich berechtigten Gründen für die Verarbeitung, welche die Interessen, Rechte und Freiheiten des Datensubjekts überwiegen, oder Gründen zur Feststellung, Geltendmachung oder Verteidigung von Ansprüchen. Wenn der Verantwortliche personenbezogene Daten für den Bedarf des Direktmarketings verarbeitet, hat das Datensubjekt das Recht, jederzeit Einspruch gegen die Verarbeitung der das Datensubjekt betreffenden personenbezogenen Daten zum Zwecke dieses Marketings, darunter Profiling, einzulegen, u.z. im Bereich, in welchem die Verarbeitung mit solchem Direktmarketing in Verbindung steht. Die Ausübung dieses Rechts hat zur Folge, dass der Verantwortliche die personenbezogenen Daten für diese Zwecke nicht verarbeiten wird.

Die oben genannten Rechte werden vom Verantwortlichen in Übereinstimmung mit den Bestimmungen der DSGVO und anderen einschlägigen Vorschriften umgesetzt. Um die Rechte auszuüben, die den Datensubjekten zustehen, oder weitere Informationen zu ihren Rechten zu erhalten, soll man mit dem Verantwortlichen Kontakt aufnehmen (die Kontaktdaten stehen unter Pkt. 1).

8. RECHT AUF BESCHWERDE

Ist der Kunde, der eine natürliche Person ist, oder sein Vertreter der Ansicht, dass die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten durch den Verantwortlichen die Bestimmungen der DSGVO oder andere allgemein geltende Vorschriften über Schutz personenbezogener Daten verletzt, kann er eine Beschwerde beim Vorsitzenden des Amts für Schutz Personenbezogener Daten einlegen.