DSGVO-Informationsklausel über Telefonkonferenzen mit Teilnahme des Fireflies.ai-Assistenten

1. GEMEINSAM FÜR DIE VERARBEITUNG VERANTWORTLICHE

Die gemeinsam für die Verarbeitung Verantwortlichen für personenbezogene Daten der Teilnehmer sind:

• GWW Grynhoff und Partner Rechtsberater und Steuerberater Partnergesellschaft mit Sitz in Warszawa, ul. Książęca 4 (00-498 Warszawa), eingetragen im Unternehmerregister des Landesgerichtsregisters des Amtsgerichts für die Hauptstadt Warszawa in Warszawa, Abteilung XII Wirtschaft des Landesgerichtsregisters unter der Nummer KRS 0000541501, USt-IdNr. (NIP) 7792022623, statistische REGON-Nummer 631226810, und
• GWW Ladziński, Cmoch und Gesellschafter Kommanditgesellschaft mit Sitz in Warszawa, ul. Książęca 4 (00-498 Warszawa), eingetragen im Unternehmerregister des Landesgerichtsregisters des Amtsgerichts für die Hauptstadt Warszawa in Warszawa, Abteilung XII Wirtschaft des Landesgerichtsregisters unter der Nummer  KRS 0000956566, USt-IdNr. (NIP) 7010313649, statistische REGON-Nummer 145496595.

2. UMFANG DER VERANTWORTUNG DER GEMEINSAM FÜR DIE VERARBEITUNG VERANTWORTLICHEN

Im Rahmen des zwischen den gemeinsam Verantwortlichen abgeschlossenen Vertrags über die gemeinsame Datenverwaltung haben die gemeinsam Verantwortlichen die Umfänge ihrer Verantwortlichkeiten hinsichtlich der Erfüllung der ich aus der DSGVO ergebenden Pflichten vereinbart, darunter haben sie insbesondere Folgendes vereinbart:

• für die Erfüllung der Informationspflicht gegenüber den betroffenen Personen gemäß den Bestimmungen aus Art. 12-14 DSGVO ist der gemeinsam Verantwortliche zuständig, der die personenbezogenen Daten erhebt oder den Erhebungsprozess einleitet;
• für die Umsetzung der im Art. 7 Abs. 3 und Art. 15-22 DSGVO genannten Rechte der betroffenen Personen, d.h. Widerruf der Einwilligung, Ausübung des Rechts auf Zugang zu personenbezogenen Daten, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Übertragbarkeit personenbezogener Daten, Einspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten, ist der gemeinsam Verantwortliche zuständig, bei dem der Antrag eingegangen ist;
• für die Erfüllung der Pflichten der gemeinsam Verantwortlichen hinsichtlich des Managements von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten, der Benachrichtigung der Aufsichtsbehörde (Art. 33 DSGVO) und der betroffenen Person (Art. 34 DSGVO) über die Verletzung, ist der gemeinsam Verantwortliche zuständig, der zuerst die Information über die Verletzung erhalten hat; bei gleichzeitiger Erhaltung der Information über die Verletzung ist der gemeinsam Verantwortliche zuständig, auf dessen Seite die Verletzung stattgefunden hat;
• wenn sich auf Grund der vorstehenden Regeln nicht bestimmen lässt, welcher gemeinsam Verantwortliche für die Erfüllung der unter diesen Absätzen genannten Pflichten verantwortlich ist, so ist die GWW Legal zuständig.

Unabhängig von den vorstehenden Regelungen können die Teilnehmer die ihr zustehenden, sich aus der DSGVO ergebenden Rechte gegenüber jedem der gemeinsam Verantwortlichen geltend machen.

3. KONTAKTDATEN

Die gemeinsam für die Verarbeitung Verantwortlichen haben eine Kontaktstelle für alle Anträge und Anfragen bezüglich der von ihnen verarbeiteten personenbezogenen Daten benannt:

• bei der Kontaktaufnahme per Post durch Senden eines Briefs an folgende Adresse: Koordynator ds. danych osobowych (Koordinator für personenbezogene Daten): ul. Książęca 4, 00-498, Warszawa, mit dem Vermerk „Dane osobowe“ („Personenbezogene Daten”),
• bei der Kontaktaufnahme per E-Mail durch Senden einer E-Mail an folgende Adresse: odo@gww.pl

4. WELCHE PERSONENBEZOGENE DATEN WERDEN VON DEN GEMEISAMEN VERANTWORTLICHEN VERARBEITET UND WAS IST DIE QUELLE DIESER DATEN

Die gemeinsam für die Verarbeitung Verantwortlichen verarbeiten die personenbezogenen Daten der Teilnehmer, die diese im Rahmen eines mit Fireflies.ai durchgeführten Treffens direkt angeben, darunter den Namen, die E-Mail-Adresse und die aufgezeichnete Stimme.

5. ZWECK DER VERARBEITUNG VON PERSONENBEZOGENEN DATEN UND RECHTSGRUNDLAGE

Die gemeinsam für die Verarbeitung Verantwortlichen verarbeiten die personenbezogenen Daten der Teilnehmer auf Grund der von den Teilnehmern erteilten Einwilligung für die Aufzeichnung des Gesprächs mit Fireflies.ai zum Zweck des Transkripts des Gesprächs und der automatischen Erstellung der Notizen von der Sitzung (Rechtsgrundlage aus Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a der DSGVO).

6. ERFORDERNIS DER BEREITSTELLUNG VON DATEN

Die Angabe von personenbezogenen Daten durch die Teilnehmer zum Zweck der Aufzeichnung eines Gesprächs mit Fireflies.ai für sein Transkript und automatische Erstellung der Notizen von der Sitzung ist freiwillig.

Die Einwilligung zur Nutzung von Fireflies.ai ist keine Bedingung für das Stattfinden des Treffens (wenn die Teilnehmer der Nutzung des Tools Fireflies.ai nicht zustimmen, wird das Tool während des Treffens nicht aktiviert).

7. ZEITRAUM DER AUFBEWAHRUNG PERSONENBEZOGENER DATEN

Die gemeinsam für die Verarbeitung Verantwortlichen speichern die personenbezogenen Daten nicht länger als dies zur Erreichung der Zwecke, für die die Daten erhoben wurden, notwendig ist.

Die personenbezogenen Daten, die auf Grund einer Einwilligung der Teilnehmer verarbeitet werden, werden so lange verarbeitet, bis der Zweck der Verarbeitung aufhört oder die Einwilligung widerrufen wird (je nachdem, was zuerst eintritt).

Die Aufzeichnung und das vollständige Transkript des Gesprächs werden spätestens am nächsten Arbeitstag nach dem Treffen gelöscht.

8. INFORMATIONEN ÜBER AUTOMATISIERTE ENTSCHEIDUNGSFINDUNG, DARUNTER ÜBER PROFILING

Die Verarbeitung personenbezogener Daten der Teilnehmer erfolgt nicht ausschließlich auf automatisierte Art (darunter in Form von Profiling), die für sie rechtliche Folgen verursachen kann oder in ähnlicher Weise ihre Lage erheblich beeinflussen kann.

Das Tool Fireflies.ai verarbeitet personenbezogene Daten nur automatisiert (das Tool nutzt künstliche Intelligenz (AI) zur Erstellung von automatischen Sitzungsnotizen mit Transkript, Audioaufzeichnung und automatischen Sitzungszusammenfassungen), aber es findet kein Profiling statt (insbesondere werden die personenbezogenen Daten der Teilnehmer nicht zum Zweck der Beurteilung von persönlichen Faktoren der Teilnehmer genutzt), und die von Fireflies.ai erstellte automatische Sitzungszusammenfassung wird anschließend von den gemeinsam Verantwortlichen überprüft.

9. EMPFÄNGER PERSONENBEZOGENER DATEN

Die Verarbeitung personenbezogener Daten im System Fireflies.ai führt zur Übermittlung dieser Daten an die Server der Fireflies.AI Corp. (5424 Sunol Blvd, Ste 10-531, Pleasanton, CA 94566) und der vertrauten Lieferanten von Software und IT-Dienstleistungen, die von ihr genutzt werden, insbesondere Lieferanten von Amazon Web Services (AWS) und Lieferanten von Google Cloud Platform (GCP).

Den Zugang zu personenbezogenen Daten können darüber hinaus vertraute Anbieter von IT-Unterstützungsleistungen sowie die Teilnehmer der jeweiligen Sitzung erhalten.

10. ÜBERMITTLUNG DER DATEN AUSSERHALB VON EWR

Im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten mit Fireflies.ai werden personenbezogene Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR), d.h. in die USA, übermittelt.

Die Datenübermittlung in die USA findet nur dann statt, wenn der Datenempfänger dem Programm „EU-USA-Datenschutzrahmen“ beigetreten ist (d. h. die Europäische Kommission für dieses Drittland ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt hat) oder mit dem Empfänger der Daten ein angemessenes Datenschutzniveau unter der Verwendung der sogen. Standardvertragsklauseln vereinbart wurde. Eine Kopie der eingesetzten Sicherheitsmaßnahmen, darunter der Standardvertragsklauseln, kann bei den gemeinsam Verantwortlichen eingeholt werden.

11. RECHTE DER BETROFFENEN PERSONEN

Im Umfang und in den Fällen, die durch Vorschriften, insbesondere die DSGVO vorgeschrieben sind, stehen den Personen, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden (den Datensubjekten), darunter den Teilnehmern, folgenden Rechte zu:

• Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 DSGVO) – wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten auf Grund einer Einwilligung erfolgt, kann diese Einwilligung vom Datensubjekt jederzeit widerrufen werden (dies hat jedoch keinen Einfluss auf die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die vor dem Widerruf der Einwilligung erfolgt). Die Einwilligung ist völlig freiwillig.
• Recht auf Zugriff und Recht auf Erhalt einer Kopie der Daten (Art. 15 DSGVO) – das Datensubjekt hat das Recht auf Erhaltung von gemeinsam Verantwortlichen der Informationen über die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten, darunter über die Quelle personenbezogener Daten, die Zwecke der Verarbeitung, die Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten, die geplante Dauer der Verarbeitung sowie über die Empfänger, denen die Daten offenbart werden, als auch auf Erhalt einer Kopie seiner personenbezogenen Daten, die von den gemeinsam Verantwortlichen verarbeitet werden. Das Recht auf Erhalt einer Kopie darf die Rechte und Freiheiten anderer Personen (darunter die Rechte, die sich aus dem Urheberrecht oder Geschäftsgeheimnissen ergeben) nicht beeinträchtigen.
• Recht auf Berichtigung (Korrektur) personenbezogener Daten (Art. 16 DSGVO) – das Datensubjekt hat das Recht auf Stellung eines Antrags an die gemeinsam Verantwortlichen um Berichtigung unrichtiger oder Ergänzung unvollständiger personenbezogener Daten des Datensubjekts.
• Recht auf Löschung personenbezogener Daten („Recht auf Vergessenwerden“ aus Art. 17 DSGVO) – das Datensubjekt hat das Recht, von den gemeinsam Verantwortlichen die unverzügliche Löschung seiner personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn: (i) die personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben werden, nicht mehr erforderlich sind oder auf sonstige Weise nicht mehr verarbeitet werden, (ii) das Datensubjekt die Einwilligung, auf Grund welcher die Verarbeitung erfolgte, widerrufen hat und keine sonstige Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten des Datensubjekts durch die gemeinsam Verantwortlichen vorliegt, (iii) das Datensubjekt einen Einspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt hat und keine vorrangigen berechtigten Gründe zur Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten vorliegen oder das Datensubjekt einen Einspruch gegen die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten gemäß Art. 21 Absatz 2 DSGVO eingelegt hat, (iv) seine personenbezogenen Daten rechtswidrig verarbeitet werden, (v) die Löschung seiner personenbezogenen Daten zur Erfüllung der den gemeinsam Verantwortlichen obliegenden rechtlichen Pflicht erforderlich ist, (vi) seine personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit dem Angebot von Diensten der Informationsgesellschaft gemäß Artikel 8 Absatz 1 DSGVO erhoben wurden. Das Recht auf Löschung der Daten ist kein absolutes Recht. Dieses Recht gilt nicht in dem Umfang, in welchem die Verarbeitung u.a. zur Erfüllung der den gemeinsam Verantwortlichen obliegenden rechtlichen Pflicht, welche die Verarbeitung kraft Gesetz erfordert, oder zur Feststellung, Geltendmachung oder Verteidigung von Ansprüchen notwendig ist.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 18 DSGVO) – das Datensubjekt hat das Recht, von den gemeinsam Verantwortlichen die Einschränkung der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn: (i) das Datensubjekt die Richtigkeit seiner personenbezogenen Daten in Frage stellt, u.z. für einen Zeitraum, der den gemeinsam Verantwortlichen die Prüfung der Richtigkeit dieser Daten ermöglicht; (ii) die Verarbeitung rechtswidrig ist und das Datensubjekt der Löschung personenbezogener Daten widerspricht und stattdessen die Einschränkung ihrer Verwendung verlangt; (iii) der gemeinsam Verantwortliche die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht mehr benötigt, aber das Datensubjekt die Daten zur Feststellung, Geltendmachung oder Verteidigung von Ansprüchen benötigt; (iv) das Datensubjekt einen Einspruch gemäß Art. 21 Absatz 1 gegen die Verarbeitung eingelegt hat, u.z. solange nicht geklärt ist, ob die rechtlich berechtigten Gründe an Seite der gemeinsam Verantwortlichen gegenüber den Gründen des Einspruchs des Datensubjekts überwiegen. Die Ausübung dieses Rechts bedeutet, dass die gemeinsam Verantwortlichen die personenbezogenen Daten, die Gegenstand des Verlangens sind, mit Ausnahme der Speicherung, nur unter der Einwilligung des Datensubjekts oder zur Feststellung, Geltendmachung oder Verteidigung von Ansprüchen oder zum Schutz von Rechten einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus wichtigen Gründen des öffentlichen Interesses der Union oder eines Mitgliedsstaats verarbeiten dürfen.
• Recht auf Übertragbarkeit personenbezogener Daten (Art. 20 DSGVO) – das Datensubjekt hat das Recht, die betreffenden personenbezogenen Daten, die das Datensubjekt den gemeinsam Verantwortlichen übermittelt hat, in üblichem, strukturiertem und maschinenlesbarem Format zu erhalten sowie hat das Recht, diese personenbezogenen Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln, u.z. ohne Hindernisse seitens der gemeinsam Verantwortlichen, denen diese personenbezogenen Daten übermittelt wurden, wenn: i) die Verarbeitung auf Grund einer Einwilligung oder eines Vertrags erfolgt; und ii) die Verarbeitung automatisiert erfolgt. Dabei hat das Datensubjekt das Recht zu verlangen, dass seine personenbezogenen Daten von den gemeinsam Verantwortlichen direkt an einen anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch möglich ist. Die Ausübung des Rechts auf Übertragbarkeit personenbezogener Daten darf die Rechte und Freiheiten anderer Personen nicht beeinträchtigen.
• Recht auf Einspruch (Art. 21 DSGVO) – das Datensubjekt hat das Recht, aus Gründen, die mit seiner besonderen Situation zusammenhängen, jederzeit einen Einspruch einzulegen, u.z. gegen die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten, die u.a. auf dem rechtlich berechtigten Interesse der gemeinsam Verantwortlichen beruht, darunter Profiling. Die Ausübung dieses Rechts bedeutet, dass die gemeinsam Verantwortlichen diese personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten dürfen, es sei denn, sie beweisen das Bestehen von wichtigen, rechtlich berechtigten Gründen für die Verarbeitung, welche die Interessen, Rechte und Freiheiten des Datensubjekts überwiegen, oder Gründen zur Feststellung, Geltendmachung oder Verteidigung von Ansprüchen. Wenn die gemeinsam Verantwortlichen personenbezogene Daten für den Bedarf des Direktmarketings verarbeiten, hat das Datensubjekt das Recht, jederzeit Einspruch gegen die Verarbeitung der das Datensubjekt betreffenden personenbezogenen Daten zum Zweck dieses Marketings, darunter Profiling, einzulegen, u.z. im Bereich, in welchem die Verarbeitung mit solchem Direktmarketing in Verbindung steht. Die Ausübung dieses Rechts bedeutet, dass die gemeinsam Verantwortlichen die Daten für solche Zwecke nicht verarbeiten werden.

Die oben genannten Rechte werden von den gemeinsam Verantwortlichen in Übereinstimmung mit den Bestimmungen der DSGVO und anderen einschlägigen Vorschriften umgesetzt. Um die Rechte auszuüben, die den Datensubjekten zustehen, oder weitere Informationen zu ihren Rechten zu erhalten, soll man mit den gemeinsam Verantwortlichen Kontakt aufnehmen (die Kontaktdaten stehen unter Pkt. 3).

12. RECHT AUF BESCHWERDE

Sind die Teilnehmer der Ansicht, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten durch die gemeinsam Verantwortlichen die Bestimmungen der DSGVO oder andere allgemein geltende Vorschriften über Schutz personenbezogener Daten verletzt, können sie eine Beschwerde beim Vorsitzenden des Amts für Schutz Personenbezogener Daten einlegen.